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Conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan la correcta administración de la información de una empresa. Esto por medio de la revisión, análisis y almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a ahorrar tiempo, espacio y costos importantes.
En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y la información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y jerarquización, todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas. Por lo tanto, se puede decir que:
El centro de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y disponer de los documentos en forma estandarizada y delimitada.
Aportes de la Gestión Documental a los procesos de la empresa:
La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.
En sí, la gestión documental permite:
- Revisión de información.
- Ahorro y eficiencia.
- Categorización de archivos.
- Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
- Almacenamiento ordenado.
- Custodia de documentos.
De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la ejecución y revisión de todo lo que es calificado como importante para la empresa.
Así pues:
- Mejora la gestión de la información.
- Automatiza los procesos.
- Reduce costos, tiempo y espacio.
¿Cómo se lleva a cabo?
Los equipos y el personal especializado llevan a cabo una revisión constante y detallada de los documentos por medio de sistemas basados en normas que permiten el orden jerárquico. Este orden puede ser ascendente o descendente, lo que le permite al usuario reconocer, definir y buscar la información necesaria dentro de la estructura pilar. Hay que tener en cuenta que esto coadyuva a la consolidación de la eficacia y la eficiencia.
Lo anterior se hace por medio de la aplicación de administradores de archivos. Estos son softwares que administran y proveen información de vitalidad al usuario casi que de inmediato. Su interfaz es un puente entre las bases de datos y quienes desean buscar, crear o editar información.
El administrador de archivos permite:
• Gestionar archivos.
• Manipular bases de datos.
• Revisar estructuras de documentación.
• Acceder rápidamente a documentos.
Hay que tener presente que los procesos que se llevan a cabo dependen de la cantidad de archivos que están a disposición y del valor que representa para la empresa.
De esta manera se logra la clasificación estandarizada.
Es de esta manera que la gestión documental no solo les aporta orden a los archivos, también proveen de información detallada de su prioridad y de su aporte para la empresa. Por lo tanto, podemos decir lo que los pasos centrales de la gestión documental se resumen en:
- Revisión.
- Análisis.
- Categorización.
- Aplicación de estrategias.
- Establecimiento de matrices.
Para que esto se ejecute de la manera correcta, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Revisión de la utilidad de los documentos:
Por medio de este paso se establece una priorización de manejo y destino documental, con el fin de que no se acumule información que a la larga termine siendo obsoleta o que pierda usabilidad.
Digitalización de los documentos importantes:
Actualizar los formatos de los documentos ayuda en varios aspectos: liberación de espacio, trato adecuado de la información y una gestión eficiente, aumento de la productividad de la empresa y lo más importante, la conservación de los documentos a través del tiempo.
Centralización del contenido:
La adquisición de repositorios adecuados para los documentos físicos contribuye a la unificación del proceso de gestión y coadyuva a la revisión confiable de los documentos. Es decir, el usuario puede regular el tratamiento de la información, teniendo así, un control absoluto de los movimientos que se lleven a cabo.
Clasificación de los documentos:
Como ya se ha mencionado, el orden y la jerarquía de los documentos es el centro de la gestión. De este modo, se logra mejorar los tiempos de destino documental, lo que lleva a que se ahorre tiempo en temas de búsqueda, administración y manejo. Además, otra de las funciones que permite este punto, es el entendimiento y reconocimiento de la estructura organizacional y de los procesos que se ejecutan en la empresa.
Reconocimiento y organización en pro del desarrollo empresarial.
Uso de metadatos:
Determina la optimización de la gestión documental, ya que su funcionabilidad se centra en la descripción de los documentos, su contexto y su uso. Se puede resumir en: la administración más allá de la información, lo que permite la estandarización de los archivos.
Sin el uso de este tipo de herramientas no se podría lograr la agilidad de búsqueda o de funciones archivísticas.